A NF-e é um processo que veio para facilitar e otimizar a emissão de notas fiscais, se tornando uma realidade em cada vez mais empresas graças as suas vantagens.
Mas afinal, você sabe do que se trata e como funciona exatamente o NFE? A gente te explica:
O que é NFE
NFE significa Nota Fiscal Eletrônica, e é basicamente uma alternativa ao sistema comum de nota fiscal.
A nota fiscal tradicional é uma ferramenta tributária que serve para fiscalizar transações e oficializar o pagamento de impostos ao governo, a NF-e então é a versão otimizada desse processo, uma vez que faz uso dos meios digitais para ser emitida, facilitando seu trâmite e economizando na impressão de papel.
A NF-e é emitida através de um arquivo XML gerado por algum software após a venda. Não sabe o que é arquivo XML ou ainda não entendeu completamente a nota fiscal eletrônica? Vamos nos aprofundar:
Como é emitida e o que compõe uma NFE
A NF-e, como mencionada no parágrafo anterior, é emitida através de um arquivo XML, um formato de arquivo que é ideal para compilação e organização de informações, sem falar em sua facilidade de compartilhamento e armazenamento em diversos computadores, tudo graças ao peso leve do arquivo.
Porém, devido a extensão XML, o arquivo é mais facilmente lido e interpretado por programadores e pessoas familiarizadas com a extensão, por isso, um software de emissão de NF-e que se preze precisa emitir não apenas um arquivo XML, como também um documento que apresenta o que foi emitido no arquivo com clareza, afinal, nem todo mundo entende de programação.
Esse documento emitido junto da NF-e é chamado de DANFE, e sua impressão é muito mais simples do que a de uma nota fiscal tradicional, já que seu papel pode ser um A4 qualquer ao invés do papel especial da nota fiscal.
Após a nota ser emitida digitalmente, ela é armazenada e validada através de uma assinatura digital token, que serve como um selo de oficialidade, prevenindo notas ficais eletrônicas forjadas.
Um detalhe importante a ser ressaltado sobre as NFE’s diz respeito ao tempo que a sua empresa deve mantê-la armazenada, que é um período de 5 anos.
Por que sua empresa deveria adotar a NFE?
As vantagens do uso da nota fiscal eletrônica são inúmeras, o que explica a adoção cada vez maior desse tipo de nota nas empresas ao redor do globo, mas vamos citar algumas das principais:
Armazenamento – Com as notas impressas tradicionais, é necessário guardar os papéis em algum lugar até o fim do período cadencial, já com as NF-e’s, basta deixá-las salvas em seu computador, permitindo o uso de backups para que não sejam perdidas. Vale também ressaltar novamente a economia de papel.
Trâmite – Ao invés de enviar as notas fiscais físicas até o destinatário por correios ou algum transporte mais tradicional, basta enviar a NF-e por e-mail ou algum outro tipo de compartilhamento eletrônico, o que é muito mais rápido, eficiente e barato.
Otimização e organização – A NFE torna todo o processo fiscal de sua empresa muito mais simples, permitindo uma economia de tempo e dinheiro que normalmente são gastos nesse processo quando realizado da maneira tradicional.
Tecnologia do futuro – Devido a sua eficiência e taxa de adoção cada vez maior por parte das empresas, não seria surpresa se as NF-e’s substituíssem de vez a nota tradicional. Em alguns municípios seu uso já é obrigatório. Vale a pena fazer sua empresa sair na frente nesse processo de otimização adotando a nota fiscal eletrônica o quanto antes.
O que você precisa para emitir uma NFE
O primeiro item necessário para a emissão de uma NF-e é um software que seja capaz de gerar a mesma, tal qual o sistema ERP da RZ Sistemas.
É necessário também um certificado digital, que pode ser adquirido através da contabilidade de sua empresa ou em algum órgão emissor como SERASA, CORREIOS ou CERTISIGN.
Para entender mais sobre a emissão de uma NFE, confira nosso tutorial sobre como emitir uma nota fiscal eletrônica sem estresse.
Como consultar uma NFE?
Para realizar a consulta de uma nota fiscal eletrônica basta acessar o site http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/consulta.aspx e entrar com a chave de acesso da mesma, simples assim.
Como cancelar a nota fiscal eletrônica
É necessário ter ao seu alcance a chave de acesso completa da nfe, o resto, basta realizar as operações indicadas no software de emissão da nota, que normalmente conta com uma função de cancelamento já integrada.
A RZ Sistemas possui um emissor de notas ficais de qualidade integrado ao seu programa ERP de gestão financeira, confira.
